Heb jij ook wel eens het gevoel dat je wilde dat je zomaar ineens een week cadeau kon krijgen? Dat je er plotseling achter zou kunnen komen dat oktober nog maar net begonnen was in plaats van dat we alweer ruim over de helft zijn ? Andersom komt wel voor toch? ‘Wat, nu alweer pepernoten?!’ Of ‘Is het nu alweer herfst,- kerst,- voorjaarsvakantie?!’
Wie mij een beetje kent weet dat ik vanaf september met een papieren planner werk om meer grip te krijgen op mijn tijd. Grip begint met begrip en daarom heb ik de afgelopen anderhalve week mijn tijd precies bijgehouden met een timetracker-app. Lees hier de onthulling van dit zelfonderzoek!
Plannen op papier
Ik kom niet toe aan de verbouwing van ons huis. En dat is een groot probleem. Na mijn opdrachten, ondernemen, gezin, huishouden en duizend dingen op een to-do lijst (zo lijkt dat altijd) is de tijd op. Terwijl de verbouwing zoals we die in gedachten hebben een project is dat we SAMEN willen doen. Twee keer twee rechterhanden in één huis werken sneller dan het tempo waarin we nu vorderen casu quo stilstaan. Dus zal het andere efficiënter moeten.
Grip begint met begrip.
Ik beschouw mezelf als een opperplanner en werk en opdrachten gaan altijd door. Ook hier moet (de nog te kiezen) kachel branden. Maar de meer persoonlijke doelen komen in de knel dus iets gaat niet goed.
Twee dingen heb ik al geleerd van mijn papieren planner: één is dat je met een digitale planner snel in de verleiding komt te copypasten. Lukt een taak niet dan kopieer je hem gewoon naar de volgende week. En het tweede is dat ik digitaal eindeloos door kan blijven schrijven op een to-do lijst. Die je ook nog eens mooi kunt rubriceren.
Beide dingen zijn met een papieren planner omslachtig. En hoewel er heus wel Tipp-Ex wordt gebruikt, is mijn to-do lijst nooit meer langer geworden dan een halve A4.
De eerste vier dagen dat ik mijn tijd exact bijhield waren een ramp. Voorafgaand aan deze week had ik een drukke periode en nu wilde ik alles in één keer oppakken. Ik had daarbij nog wat afspraken, een verjaardag en een deadline en met de NVM Open Huizen dag wilde ik ook een actie doen. Dan heb je wel zo’n beetje alle ingrediënten voor een gekke week.
Mijn talent om te gokken
Die week zorgde er echter wel voor dat week twee fantastisch ging! Alles, mijn bureau, agenda, wasmand en hoofd, was opgeruimd en leeg en de workflow soepel. Het lukte zelfs om twee keer vroeg te gaan slapen waardoor ik fitter aan een nieuwe werkdag begon. Alle taken hadden een eigen plek in de agenda en ik kon me daaraan houden. Euforie! En toch was ik op vrijdagavond en zaterdag aan het werk om alles af te krijgen. Dat was niet de bedoeling!
Ik ben nooit een gokker geweest en bleek echt slecht in het schatten van de tijd die een taak kost. Sommige taken duurden twee keer zo lang en een enkele iets korter, geen wonder dat er niks klopt van de planning. De taken die langer duurden waren in de meerderheid, dat snappen jullie.
Drie dingen die ik niet van mijzelf wist
Dat was het belangrijkste inzicht. Ik ben een optimistische planner en ik moet leren de tijd beter in te schatten. Net zo lang tot ik het goed heb. Want als je goed kunt schatten kun je je agenda ook goed plannen.
Een valkuil, zeker wat het gebruik van social media betreft, zijn de tijden dat ik toch al afgeleid ben. Na een telefoongesprek, het wegbrengen of ophalen van de kinderen of wanneer ik iets te drinken haal, pak ik mijn telefoon en verlies ik tijd aan social media. Of aan een ingeving die ik direct wil doen of uitzoeken. Eénmaal aan het werk heb ik die neiging niet, dat vind ik wel positief.
Hieruit blijkt dat de pomodoro techniek helemaal niet zo goed voor mij werkt en daar heb ik nooit eerder bij stilgestaan. Ik doe dat vrij vaak op dagen zonder afleiding en afspraken. Het houdt in dat ik veertig minuten heel geconcentreerd werk en daarna moet je eigenlijk tien minuten pauzeren maar dan doe ik altijd iets is huis zoals de vaatwasser uitpakken of stofzuigen. Valkuil van jewelste. Achteraf vond ik de dagen dat ik NIET volgens de pomodoro-techniek werkte ook prettiger en productiever.
Werken terwijl je af en toe pauzeert is gezonder. Ik denk dat het verstandig is om toch alvast over te gaan op een zit-sta bureau. Ik wilde daarmee wachten tot mijn nieuwe kantoor klaar is. Op dit moment gebruik ik daarom een kast om staand bij te werken en ben ik me aan het oriënteren op een nieuwe kantoorinrichting.
Doelen
Deze hele oefening is bedoeld om effectiever te werken. Zeker als zelfstandige moet je af en toe reflecteren en tot actie over gaan wanneer iets niet gaat zoals je wilt. Jij en je externe adviseurs zijn de enige die je kunnen bijsturen. Zo kwam ik erachter dat mijn doelen niet de aandacht kregen die ze verdienen en dan moet je ruimte maken om ze weer, letterlijk, op de agenda te zetten.
Heb jij wel een zo’n zelfonderzoek gedaan en hoe heb je dat toen aangepakt?
Geef een reactie